Cómo conseguir patrocinadores para un evento

December 19, 2023

Uno de los principales retos a los que se enfrentan los organizadores de eventos es conseguir la financiación necesaria para hacerlos viables.

Además de la venta de entradas, que por lo general supone más de la mitad de los ingresos de los grandes eventos que tienen lugar en nuestro país, es necesario obtener otras fuentes de financiación como ayudas públicas y patrocinadores.

Pese a lo que muchos creen, los patrocinadores suponen una fuente de ingresos sustancialmente más importante que las subvenciones públicas. Motivo por el que es fundamental trabajar en la consecución de proyectos que quieran sumar su nombre al del evento.

Un asunto en el que vamos a tratar de ayudarte a través de las siguientes líneas, explorando diferentes estrategias efectivas y consejos prácticos para atraer a los patrocinadores adecuados, asegurando así el éxito y la sostenibilidad de tu evento.

Entendiendo el patrocinio de eventos

El patrocinio de eventos es una colaboración entre un organizador de eventos y una entidad (normalmente una empresa) que aporta recursos para el evento. A cambio, el patrocinador obtiene beneficios como visibilidad de marca, publicidad y acceso a un nuevo público.

Los beneficios para los eventos son claros: recursos adicionales, ya sean financieros o en especie, que ayudan a cubrir los gastos o a mejorar la calidad del evento.

Por otra parte, para los patrocinadores, los eventos representan una oportunidad única de promoción, permitiéndoles llegar a audiencias específicas de una manera más directa y emocional que la publicidad tradicional.

Tipos de patrocinios en eventos

  • Financiero: Se trata del más común, donde el patrocinador aporta dinero directamente.
  • Productos/Servicios: Proporcionar productos o servicios, como catering o tecnología, para el evento.
  • Publicidad: Patrocinio mediante la promoción del evento en diferentes medios.
  • Patrocinio de Influencers: Colaboración con personalidades influyentes para promover el evento a sus seguidores.

Por qué las empresas patrocinan eventos

Las empresas buscan patrocinar eventos por varias razones:

  1. Acceso a nuevos clientes: Los eventos les permiten llegar a nuevos segmentos de mercado y demográficos específicos.
  2. Reconocimiento de marca: La visibilidad en eventos ayuda a fortalecer la imagen de la marca.
  3. Generación de leads: Los eventos son una plataforma excelente para recopilar contactos de potenciales clientes.
  4. Responsabilidad Social Corporativa: Patrocinar eventos con una causa social o ambiental positiva puede mejorar la percepción pública de la empresa. Creando eventos sostenibles y más accesibles.

Estas motivaciones explican por qué las empresas ven los eventos no solo como una oportunidad de marketing, sino también como una inversión en su imagen y relaciones a largo plazo.

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Cómo conseguir patrocinadores para eventos

Al igual que ocurre en otras etapas de la organización de eventos, la captación de patrocinadores requiere de una estrategia adecuada en la que se contemplen los siguientes pasos:

1 – Identificación de posibles patrocinadores

El primer paso para conseguir patrocinadores es identificar a las empresas o individuos que podrían estar interesados en tu evento.

Una técnica eficaz es revisar eventos similares y observar quiénes fueron sus patrocinadores. Esta información puede darte una idea de qué empresas están interesadas en eventos como el tuyo.

Un atajo para identificar posibles proyectos interesados en sumarse a tu propuesta pasa por recurrir a expertos que conectan eventos con patrocinadores potenciales como Safety Global.

2 – Creación de una propuesta atractiva

Una propuesta de patrocinio efectiva debe ser clara, concisa y personalizada para cada patrocinador potencial.

Esta debe incluir detalles sobre el evento, como la fecha, el lugar, el público objetivo y la misión.

También es importante destacar los beneficios específicos para el patrocinador, como la exposición de la marca, el acceso a nuevos mercados y oportunidades de networking.

Las estadísticas clave, como el número esperado de asistentes y los datos demográficos del público, también son vitales para empujar a los potenciales patrocinios a sumarse a tu evento.

3 – Comunicación efectiva con potenciales patrocinadores

El éxito en la obtención de patrocinio a menudo depende de la calidad de tu comunicación.

Al contactar a potenciales patrocinadores, es importante ser claro, profesional y directo.

Los correos electrónicos deben ser personalizados y deben dejar claro por qué tu evento es una buena oportunidad para ellos.

Si es posible, intenta establecer un contacto directo a través de una llamada telefónica o una reunión en persona. Esto permite una comunicación más efectiva y personal, lo que puede ser crucial para asegurar el patrocinio.

4 – Presentación de datos valiosos del evento

Ten presente que los patrocinadores querrán saber por qué tu evento es una buena inversión para ellos, por lo que diseñar una buena presentación repleta de datos valiosos puede resultar definitiva.

Algunos de los datos que no pueden faltar en tu presentación son todos los relativos a la audiencia, como datos demográficos y comportamiento de los asistentes y estadísticas de eventos anteriores, como la tasa de asistencia y el alcance en redes sociales.

Estos datos ayudan a los patrocinadores a entender el valor que tu evento puede aportar a su marca o negocio.

Consejos para atraer patrocinadores a un evento

Algunos de los consejos de nuestros expertos para maximizar tus posibilidades de conseguir patrocinadores que se alineen con tu proyecto son:

  1. Sé claro y específico: Al comunicarte con posibles patrocinadores, sé claro sobre lo que tu evento ofrece y cómo se alinea con sus objetivos de marketing o corporativos.

  2. Personaliza tus propuestas: Evita elaborar una propuesta única y adapta cada propuesta a los intereses y necesidades específicas del patrocinador potencial.

  3. Demuestra valor: Resalta el valor que tu evento puede aportar al patrocinador, ya sea en términos de exposición de la marca, acceso a nuevos mercados o alineación con sus valores corporativos.

  4. Evita errores comunes: Algunos de los más repetidos son no investigar adecuadamente a los patrocinadores potenciales, ser demasiado genérico en las propuestas y no hacer seguimiento después de los primeros contactos.

  5. Recurre a datos que te pongan en una posición preferencial: Presenta datos concretos y estadísticas sobre tu evento que demuestren su éxito y alcance potencial.

Siguiendo estas recomendaciones y evitando caer en los errores más habituales a la hora de contactar con potenciales interesados en patrocinar tu evento, estarás en condiciones de dar con proyectos que quieran sumarse y garantizar la viabilidad de tu evento.

Recuerda que si necesitas ayuda puedes contar con nuestros servicios. En Safety Global estamos encantados de ayudarte a rentabilizar tu evento y convertirlo en un éxito.

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