Qué tipo de herramientas existen para hacer el control de asistencia a eventos

May 23, 2024

Uno de los principales retos a los que se enfrentan los organizadores de eventos es el de controlar la asistencia.

Por suerte, existen diferentes herramientas que permiten asegurar una entrada fluida, reducir las esperas, facilitar el control de aforo y, en definitiva, mejorar significativamente la experiencia del visitante.

Así que, tanto si eres un organizador de eventos como si estás pensando en poner en marcha alguno en los próximos meses, te interesa conocer las principales herramientas de control de asistencia a eventos que existen.

Herramientas para controlar el aforo en eventos

El avance tecnológico ha permitido el desarrollo de herramientas tecnológicas que, además de facilitar enormemente el control del aforo en eventos, permiten un manejo mucho más efectivo de los recursos y facilitan la recopilación de datos sobre la participación y preferencias de los asistentes, cruciales para la optimización de eventos futuros. Veamos algunas de ellas:

iBoards

Los iBoards son tableros inteligentes que reciben y procesan datos e imágenes en tiempo real.

Estos son ideales para monitorear las diferentes áreas de un evento, permitiendo ajustes dinámicos en la distribución del espacio o en la gestión de flujos de personas según sea necesario.

Postes con fotocélulas

Estos dispositivos están diseñados para realizar un conteo de todas las personas que entran y salen de los diferentes espacios de un evento.

Las fotocélulas funcionan mediante la interrupción de un haz de luz, lo que permite registrar en tiempo real el número de asistentes total y por sector y evitar así la sobrecapacidad.

Cámaras de control de aforo en tiempo real

El control de aforo por cámara en tiempo real, además de facilitar la visualización de cada de uno de los espacios que componen el recinto, permiten analizar el flujo de personas, identificando patrones de movimiento y áreas de congestión. Algo fundamental para mejorar la experiencia del asistente y la seguridad general.

Códigos QR

El acceso a través del escaneo de códigos QR agiliza enormemente los procesos de registro y el acceso a los diferentes espacios del evento.

Estos permiten conocer tanto la hora de acceso de cada uno de los participantes, como el número de entradas realizadas para estos.

Pulseras con tecnología NFC y RFID

La tecnología NFC se implementa en herramientas como las pulseras cashless que son clave para la organización de un evento. No sólo simplifican el acceso a los recintos y a áreas restringidas, sino que también funcionan como métodos de pago seguros y sin contacto.

Al agilizar la circulación por el recinto y las transacciones, consiguen mejorar exponencialmente la experiencia de los visitantes.

Software de gestión de eventos

Lo más interesante de todas estas herramientas es que pueden ser combinadas entre sí para agilizar los controles de entrada y salida, personalizar la experiencia del asistente y recopilar el mayor número de datos posible, pensando en las próximas ediciones.

Para ello, eso sí, es necesario contar con un software de gestión de eventos como el de Safety Global para optimizar, además del control de asistencia, el seguimiento post-evento e incluso las tareas de marketing.

Implementación de herramientas de registro

Implementar correctamente las herramientas de registro es esencial para gestionar eficientemente tanto la asistencia como la seguridad en cualquier evento.

Configuración y personalización de las herramientas de registro

La configuración efectiva de sistemas de registro debe seguir un proceso detallado:

  1. Análisis tus necesidades: Identifica los requisitos específicos de tu evento, en función del tipo, número de asistentes o ubicación del mismo.
  2. Selecciona la herramienta: Escoge la herramienta (o herramientas) de registro que mejor se adapte a las necesidades identificadas, teniendo en cuenta factores como la usabilidad, su capacidad de integración con otros sistemas o el coste.
  3. Personalización del sistema: Adapta el sistema para garantizar que está en consonancia con el tipo de evento que buscas y las necesidades logísticas de la reunión: personalización de formularios, credenciales, número y localización de los diferentes puntos de acceso, etc.
  4. Implementación de pruebas: Antes del evento, realiza pruebas exhaustivas para asegurarte de que el sistema funciona correctamente en diferentes escenarios y carga de usuarios.
  5. Capacitación del personal: Entrena al personal que gestionará el registro para asegurar un manejo eficiente y profesional de todos estos equipos durante el evento.

Integración con otras tecnologías

La integración de las herramientas de registro con otros sistemas tecnológicos es clave para optimizar la gestión del evento.

  • Sistemas de control de acceso: Vincular el registro con tecnologías de control de acceso mejora la seguridad, permitiendo que únicamente los asistentes registrados y verificados puedan acceder a las áreas designadas.
  • Bases de datos y análisis: Asegura que las herramientas de registro puedan integrarse con sistemas de gestión de datos para facilitar el análisis en tiempo real y la toma de decisiones basada en datos.
  • Plataformas de comunicación: Coordina las herramientas de registro con plataformas de comunicación para facilitar el envío de actualizaciones instantáneas, alertas de seguridad, y comunicados importantes a los participantes durante el evento.
  • Feedback post-evento: Implementa sistemas para recoger comentarios y evaluaciones de los asistentes post-evento, lo cual puede ayudar a mejorar futuras ediciones.

Beneficios de un control de asistencia efectivo

De entre las muchas y significativas ventajas que se derivan de una gestión efectiva de la asistencia a un evento destacan:

  • Optimización de recursos: Permite una asignación más eficiente de los recursos, al brindar la oportunidad de ir ajustando las partidas destinadas a servicios como catering y seguridad en función del número real de asistentes global y por áreas.
  • Mejora de la seguridad: Facilita la gestión de emergencias al conocer exactamente quién está en el evento en todo momento.
  • Experiencia del asistente: Reduce los tiempos de espera en las diferentes zonas de accesos, mejorando la satisfacción general del público.
  • Análisis de datos: Proporciona una valiosísima información sobre la asistencia y comportamiento de los participantes de lo más interesantes para la planificación de futuras ediciones y otros eventos que estés penando en programar.
  • Cumplimiento regulatorio: Asegura el cumplimiento de normativas de aforo y otras regulaciones locales esenciales para poder organizar eventos allá donde estés pensando en hacerlo.


Los organizadores de eventos más experimentados lo saben: poder contar con una buena herramienta de control de asistencia facilita muchísimo la gestión de cualquier evento y mejora exponencialmente la experiencia global de los asistentes.

Si crees que necesitas ayuda en la organización de tu evento o en el control de asistencia, puedes ponerte en contacto con nosotros. En Safety Global trabajamos con un equipo profesional capacitado para ofrecerte un servicio de calidad y seguro. ¡Deja tu evento en buenas manos!

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