Consejos clave para elegir espacios para eventos correctamente

April 17, 2024

Buena parte del éxito del evento y de la experiencia de los participantes depende de la elección del espacio en el que este se va a desarrollar.

Y es que, dar con el espacio idóneo, no solo repercute en la imagen del evento, sino que facilita la logística, mejora la accesibilidad para los asistentes y potencia la atmósfera deseada.
Es por eso por lo que hemos querido dedicar un artículo completo a revisar los aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de seleccionar un espacio para eventos y a proporcionar consejos esenciales para poder tomar una decisión informada y acertada.

Cómo elegir el mejor espacio para tu evento

Para poder dar con el espacio perfecto para la celebración de cualquier evento es fundamental:

1 – Comprender tus necesidades y objetivos

Al planificar un evento es fundamental tener claros todos y cada uno de los objetivos que se desean alcanzar. De lo contrario, es imposible dar con el lugar más indicado para su desarrollo.

Definición del propósito o propósitos de tu evento

El primer paso en la selección de un espacio es identificar el propósito de tu evento. ¿Es un festival, una feria comercial o vas a organizar un concierto? Cada tipo de evento tiene requisitos únicos que influyen de manera decisiva en la elección del lugar. Entender el objetivo te ayudará a filtrar opciones y a enfocarte en espacios que potencien los objetivos de tu evento.

Evaluación de la capacidad y tamaño

La cantidad de invitados es un factor crucial en la elección del espacio. Un espacio demasiado pequeño puede resultar incómodo y uno muy grande puede percibirse como vacío y poco acogedor.

Revisa el número de asistentes y coteja diferentes espacios que ofrezcan la flexibilidad necesaria para acomodarlos a todos cómodamente, sin perder de vista aspectos como el espacio necesario para el desarrollo de actividades durante el evento.

2 – Ubicación y accesibilidad


La ubicación del evento es un factor clave que puede determinar su éxito. Es, por tanto, esencial dar con un espacio al que los asistentes puedan llegar sin complicaciones.

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Selección de ubicación

Revisa si el espacio está bien comunicado con transporte público o no, la facilidad de acceso en coche y la distancia a zonas urbanas importantes, ya que todos estos aspectos influirán de forma decisiva en la tasa de participación.

Disponibilidad de estacionamiento y transporte

Evalúa la disponibilidad de estacionamiento y las diferentes opciones que existen para llegar utilizando el transporte público. Un lugar con suficiente estacionamiento o cercano a estaciones de metro, autobús o tranvía facilita la asistencia y mejora la experiencia del evento.

En el caso de que la oferta del transporte público sea limitada o incómoda, valora la posibilidad de organizar traslados grupales o servicios de shuttle para tus invitados.

3 – Instalaciones y servicios

La elección de un espacio con las instalaciones y servicios adecuados es crucial para el éxito de tu evento. Asegúrate, pues, de que el lugar elegido cumpla con todos los requerimientos técnicos y de confort necesarios.

Comprobación de las instalaciones disponibles

Revisa minuciosamente las instalaciones del lugar para garantizar que se ajusten a las necesidades de tu evento. Esto incluye aspectos como el control de aforo, la acústica, la iluminación, el equipamiento audiovisual, y las áreas de descanso.

Asegúrate también de que el espacio cumple con los estándares de calidad y seguridad requeridos.

Servicios adicionales ofrecidos

Evalúa los servicios adicionales que el lugar ofrece, como el catering, la seguridad, la limpieza y la asistencia técnica, dado que todos estos servicios pueden ser fundamentales para la experiencia del evento.

Revisa también si el lugar ofrece personalización y flexibilidad para adaptarse a las temáticas y requisitos específicos de tu evento.

4 – Coste y presupuesto

No menos importante es asegurarse de que el espacio elegido se ajusta al presupuesto de tu evento y conocer los pormenores contractuales a cambio de la cesión del espacio.

Ajuste al presupuesto

Realiza una comparativa detallada de los diferentes costes asociados al alquiler del espacio para confirmar que se ajusta al presupuesto establecido.

Además del coste del alquiler, revisa minuciosamente el resto de costes adicionales para poder realizar una estimación real de los gastos totales.

Entender los detalles del contrato

Antes de firmar cualquier acuerdo es imprescindible leer y comprender todos y cada uno de los términos del contrato con el espacio de eventos.

Presta especial atención a las cláusulas sobre pagos adicionales, cancelaciones y lo que está incluido en el precio acordado para evitar sorpresas o costes ocultos que puedan afectar a tu presupuesto.

5 – Experiencias previas y reputación

Por último, es fundamental buscar opiniones reales de particulares o empresas que hayan realizado eventos en aquellos lugares en los que barajas realizar el tuyo.

Investigación de reseñas y testimonios

Una buena forma de evaluar un espacio es mediante la búsqueda de opiniones y experiencias previas compartidas por otros organizadores.

Las reseñas vertidas en internet pueden ofrecer una visión honesta y diversa sobre la calidad del lugar, su personal, y los servicios ofrecidos.

Ojea también la nota y las opiniones vertidas en portales especializados en reseñas como Google My Business, Trustpilot, Reputation o Glassdoor.

Solicitar referencias

Si tienes la oportunidad, no dudes en pedir referencias directas. Contactar con anteriores clientes o con colaboradores presentes o pasados puede proporcionarte una perspectiva detallada y fiable sobre la experiencia de trabajar con el espacio y su equipo.

Cualquier información que te ayude a tomar una decisión informada será más que bienvenida.


Si algo ha quedado claro tras estas líneas es que igual de clave que es escoger bien la fecha de tu evento, la elección del espacio adecuado es crucial para garantizar su éxito.

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