Organizar un evento supone una ardua tarea que requiere mucha dedicación, una buena planificación y prestar mucha atención a todos los detalles. Las empresas invierten mucho dinero en ellos y es una gran responsabilidad que todo salga según lo previsto. A continuación, vamos a enseñarte los errores más frecuentes en la organización de un evento.
No importa si tienes mucha experiencia organizando eventos. A veces, las cosas se complican y es muy fácil cometer errores en la organización de un evento, que pueden tirar por tierra todo el trabajo realizado durante meses.
8 errores más frecuentes en la organización de un evento
Cuando te dispones a organizar un evento, el objetivo último es que tenga éxito y todo salga como lo habías planificado. Sin embargo, a veces las cosas no salen como habías pensado. En Safety Global, te contamos cuáles son los ocho errores más frecuentes en la organización de un evento.
No definir una estrategia de comunicación y difusión efectiva
Es muy importante definir una buena estrategia de comunicación y difusión de tu evento si no quieres que la asistencia sea baja o que los medios no lo difundan. Para ello, debes elegir adecuadamente las herramientas y canales que vas a utilizar para dar a conocer tu evento, como e-mailing, bases de datos de empleados, clientes, proveedores, redes sociales, página web, medios de comunicación, boletines informativos, publicidad…
Esta estrategia debe abarcar el antes, durante y después del evento. Además, es imprescindible que lo hagas con tiempo para que los interesados puedan planificarse para asistir. No olvides que el éxito o el fracaso de un evento depende en gran medida de una comunicación eficaz.
Olvidar al público objetivo
Otro de los errores frecuentes en la organización de eventos tiene que ver con olvidar al público objetivo o no definirlo correctamente a la hora de planificar el evento. Llegar a todos es como no llegar a nadie. Olvidar este punto es tirar recursos y esfuerzos. Los perfiles del público como sus intereses son cruciales a la hora de atraerlos.
Es importante tener claro que cada segmento tiene sus características y necesidades y, por tanto, la forma de comunicarte con ellos también es diferente. Debes ajustar el contenido y el tono del evento, así como las herramientas que vas a utilizar para difundir tu mensaje de forma eficaz y alcanzar tus objetivos. De lo contrario, todo tu esfuerzo y tus recursos habrán sido en vano.
Mala elección de la fecha
Con los objetivos claros, lo siguiente es establecer la fecha del evento. Es habitual cometer el error de escoger la fecha sin tener un calendario delante y, una vez que empiezas a comunicar el evento, te das cuenta de que coincide con una festividad, que está cercano a un periodo vacacional o que coincide con otro evento importante que va a restar protagonismo al tuyo.
Si no quieres que tu evento sea un fracaso de asistencia, a la hora de establecer la fecha, ten en cuenta, los festivos nacionales y locales, los grandes eventos del sector y deportivos (fútbol, fórmula 1…) y evita los periodos vacacionales.
No escoger el lugar adecuado
Uno de los pasos importantes a la hora de organizar un evento es la elección de un espacio adecuado donde celebrarlo, una vez ya tienes claro cuáles son los objetivos, cuándo se va a desarrollar, tu público objetivo y el presupuesto del que dispones. El lugar también tiene que ir acorde a todos estos factores y tiene que ser capaz de dar respuesta a tus necesidades.
Una mala elección del lugar puede hacer que tu evento sea un fracaso, de modo que es muy importante que inviertas tiempo en escoger muy bien el lugar. Para ello, debes tener en cuenta el tipo de evento que vas a celebrar: no es lo mismo un espacio para una reunión que para una feria comercial o congreso.
Tendrás que prestar atención a aspectos como: el número de asistentes, los servicios técnicos y audiovisuales disponibles, si tiene cocina propia o tienes que contratar un servicio de catering, sí ofrece parking o si cumple con las normas de accesibilidad para personas con movilidad reducida.
Olvidarse del presupuesto
Uno de los errores más frecuentes en la organización de un evento es olvidarse del presupuesto. Al principio, cuando empiezas a organizarlo, se te pueden ocurrir muchas ideas y actividades, pero la realidad es que la compañía te asigna un presupuesto para tu evento y tendrás que ajustarte a él.
Siempre debes organizar tu evento sin perder de vista la relación costo-beneficio, ya que aquellos se organizan con la intención de cumplir con unos objetivos establecidos, pero si esos objetivos pasan por invertir más dinero de los resultados que se obtienen, el fracaso estará asegurado.
No innovar
La innovación en los eventos es muy importante a la hora de organizar un evento para crear impacto en el público asistente y conseguir el éxito que se busca. Repetir la fórmula de una antigua edición sin aportar nada nuevo, es un grave error, porque genera interés ni valor añadido para tu marca o para el sector que se refiere. Además, también puede conllevar duras críticas. Si no se es capaz de llegar más allá de lo que se siempre ha hecho, quizá no merezca la pena hacerlo.
No adelantarse a los problemas
Uno de los grandes errores de la organización de eventos es que, una vez que está todo planificado, no hay un “Plan B”. Normalmente, se sabe que surgirán imprevistos y múltiples circunstancias que habrá que afrontar y muchas veces se piensa en la improvisación como solución. Sin embargo, estar preparado a todo lo que venga es vital en la organización de eventos.
No hacer un análisis posterior al evento
Si crees que tu evento termina cuando se cierran las puertas, estás equivocado y cometiendo un error. Una vez terminado el acto, llega el momento de hacer un profundo análisis para comprobar si has conseguido los objetivos fijados al principio y elaborar un informe detallado con las conclusiones y los puntos de mejora para tenerlos en cuenta en próximos eventos.
Establece unos KPI’s para poder cuantificar de una forma más exacta el éxito de tu evento.
También es muy importante que dediques recursos a agradecer y conocer el grado de satisfacción de los asistentes al evento a través de comunicaciones directas con ellos.
