Los eventos deportivos están cobrando cada vez más importancia y tener los conocimientos necesarios para saber organizarlos y gestionarlos es fundamental. Pero, cuando hablamos de eventos deportivos, no nos referimos a grandes celebraciones como unos Juegos Olímpicos o un mundial de fútbol, sino cualquier evento local o de tamaño mediano. En el siguiente artículo te vamos a explicar cómo organizar un evento deportivo.
Cómo organizar un evento deportivo
Un evento deportivo es cualquier actividad deportiva que se desarrolla de manera ocasional, en fechas puntuales, y tienen una gran acogida en el público. Estas citas pueden ser una gran oportunidad para muchas empresas y patrocinadores para promocionar su marca.
Organizar un evento deportivo no es nada fácil, ya que hay que tener en cuenta un sinfín de detalles. No existe una guía única para organizar una cita de estas características, pero sí una serie de claves y pasos básicos, desde la planificación hasta la ejecución de las diferentes tareas, para llevarlo a cabo con seguridad y éxito.
- Organización: puede parecer obvio, pero lo primero para desarrollar cualquier evento es una correcta organización. Es importante controlar muchas necesidades, como la logística, los espacios, catering, tecnología para eventos y otras herramientas.
- Definir el tipo de evento deportivo: hay que tener claro qué tipo de evento vas a organizar para identificar las necesidades del punto anterior y resolverlas.
- Planificación: aquí es importante plantear la fecha en la que se va a desarrollar el evento deportivo, un detalle muy importante si no quieres que coincida con otro ya prefijados y que puedan restar público.
- Ubicación: tan importante como establecer una fecha es elegir una buena ubicación. Además, debe cumplir con los requisitos del tipo de deporte en cuestión, considerar el número de asistentes externos, qué tipo de servicios requerirá, como asistentes, participantes, patrocinadores, etc.
A la hora de definir el lugar, conviene revisar su capacidad y si es suficiente para acoger la asistencia prevista, si cuenta con las medidas de seguridad necesarias, buena accesibilidad y servicios como parking. En este punto necesitarás un sistema de control de aforo.
- Regulación: igual de importante es adquirir permisos para la realización del evento y, en el caso de ser necesario, contratar un seguro de responsabilidad civil.
- Adquisición de recursos: debes tener claro los recursos que vas a necesitar y si dispones ya de ellos o tienes que comprarlos, como materiales, equipamiento, premios, medallas, mapas, etcétera.
- Personal: las personas necesarias para ejecutar el evento, en función de cada puesto de trabajo: árbitro, personal en taquillas, personal de seguridad, catering, puntos de información… Después de tener todo el personal definido, llegará el momento de asignar las tareas a cada uno de ellos.
- Promocionar el evento: es importante dar a conocer el evento con bastante antelación. Para ello, es bueno usar las redes sociales para llegar al mayor público posible, aunque esto dependerá también del presupuesto y de cuánto quieras invertir en marketing digital. Una estrategia de email marketing también puede ser una buena idea.
Legislación y requisitos para la organización de un evento deportivo
Saber cómo organizar un evento deportivo es muy importante, pero también lo es conocer la legislación que hay que cumplir. Existen tres leyes importantes aplicables en toda España:
- Ley 10/1990, de 15 de octubre, del deporte: es texto jurídico principal de la regulación del deporte en España. En su artículo 46 establece una clasificación de las competiciones deportivas que tendrá consecuencias importantes en otras normas:
Según su naturaleza: competiciones oficiales o no oficiales, y competiciones de carácter profesional o no profesional.
Según su ámbito: competiciones internacionales, estatales y de ámbito territorial inferior.
En el ámbito interno, se indica que las competiciones oficiales de ámbito estatal deben ser calificadas como tales por las federaciones deportivas o por el Consejo Superior de Deportes.
- Ley 19/2007, de 11 de julio, contra la violencia, el racismo, la xenofobia y la intolerancia en el deporte: entre los objetivos de esta legislación, están el fomento del juego limpio, la convivencia y la integración en una sociedad democrática o el mantenimiento de la seguridad ciudadana y el orden público, con ocasión de la celebración de competiciones y espectáculos deportivos.
- Real Decreto 203/2010, de 26 de febrero, por el que se aprueba el Reglamento de prevención de la violencia, el racismo, la xenofobia y la intolerancia en el deporte: desarrolla la ley analizada en el punto anterior.
El artículo 5 obliga a los organizadores a elaborar un Protocolo deportivo de Seguridad, Prevención y Control, que deberá deberá reflejar la adecuación de la instalación deportiva a los requisitos establecidos por la normativa, y se recogerán de las medidas adoptadas por los organizadores, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales.
Consejos para organizar un evento deportivo con éxito
- Define tus metas y tu público objetivo: es inútil organizar un evento sin saber qué quieres lograr y a quién te tienes que dirigir. Si no sabes dar una respuesta clara a estas dos preguntas, será difícil organizar un evento con éxito.
- Planifica con tiempo: organización de un evento deportivo lleva tiempo. Hay que hablar con multitud de organizaciones y deportistas para que todo salga como esperas. Si lo preparas con tiempo, resultará mucho más fácil enfrentarse a los imprevistos que siempre aparecen.
- Haz cambios sobre la marcha si es necesario: si algo no va bien y estás a tiempo de cambiarlo, no lo dudes. Es mejor asumir una pequeña pérdida que realizar el evento con pocas opciones de éxito.
- Haz un balance realista: al finalizar el evento, pregúntate: ¿ha sido un éxito o un fracaso? Revisa si se han cumplido los objetivos que se marcaron en un primer momento.
Finalmente, no olvides contactar con los públicos (tu equipo, asistentes y participantes) después del evento deportivo para enviarles un resumen o pedir feedback. Lo agradecerán y será un plus para realzar su experiencia positiva.
Ahora ya tienes algunas pistas sobre cómo organizar un evento deportivo correctamente. Aunque si todavía estás un poco perdido o crees que necesitas ayuda de un profesional con experiencia, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
En Safety Global podemos ofrecerte todos los servicios que necesita un evento deportivo, además de asesorarte y aconsejarte desde nuestra experiencia. ¡Seguro que juntos conseguiremos que tu evento deportivo tenga el impacto deseado!
