Organizar un festival no es nada sencillo. Además de todo lo que este implica a nivel de contratación, programación o planificación logística, para que cualquier festival pueda echar a andar es necesario superar diferentes trámites burocráticos.
Un asunto, el de las diferentes regulaciones legales que los festivales deben cumplir para poder empezar a vender entradas, de vital importancia para cualquier promotor u organizador de eventos, por lo que si este es tu caso y quieres saber qué permisos necesitas para organizar un festival de música o de cualquier otra índole, sigue leyendo.
¿Qué permisos necesito para organizar un evento?
La regulación de eventos en España varía en función de la Comunidad Autónoma y, en ocasiones, también del municipio en el que estos se desarrollen.
Dicho esto, todos los actos temporales que se celebren en espacios abiertos deben cumplir con la Ley 17/1997, del 4 de julio, de Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas.
Normativa en la que se recogen los diferentes permisos comunes para todas las regiones que deben obtenerse para poder poner en marcha un festival:
Permiso de realización
Lo expide el ayuntamiento de la localidad en la que se va a celebrar tras la visita de los técnicos e inspectores al recinto y el correspondiente estudio del plan general.
En el caso de que todo se ajuste a las normativas locales y se garantice que su celebración no interfiere con el orden público, se procederá a su emisión.
Permiso de infraestructuras
Para poder hacer uso de un espacio público, independientemente de dónde se encuentre este, es necesario contar con un permiso específico otorgado por las autoridades municipales.
Si el evento tiene previsto realizarse en un espacio privado, se requerirá una licencia de actividad que también debe ser aprobada por el ayuntamiento.
Certificado de montaje
Una vez obtenidos los dos permisos mencionados anteriormente, se debe volver a contactar al consistorio para que emita un certificado en el que se establezcan las normas específicas que se deberán seguir para el montaje y desmontaje de la infraestructura del evento.
Seguro de responsabilidad civil
En paralelo, para que puedan abrirse al público las puertas de cualquier festival, la organización debe contratar un seguro de responsabilidad civil que cubra cualquier daño o accidente que pueda surgir durante la realización del evento.
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Apoyo de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado
Todos los festivales que se organizan en España cuentan con el apoyo tanto de la policía como de Protección Civil.
Estos estamentos, junto con la seguridad privada contratada por los organizadores, deben coordinarse y estar en permanente contacto con la dirección del festival para asegurar que el evento se desarrolla —tanto dentro como en sus inmediaciones— en plena normalidad.
¿Por qué es obligatorio contratar un seguro para la realización de un festival?
Organizar un festival de música o cualquier otra índole exige una gran inversión de tiempo y esfuerzo para garantizar que todo salga tal y como se ha planeado y descrito en el plan general.
Para ello es fundamental contratar un Seguro de Responsabilidad Civil Temporal que proteja a los organizadores frente a cualquier eventualidad que pueda ocasionar daños personales o materiales a terceros durante la preparación, realización y desmontaje del evento.
En España, dependiendo del tipo de evento que se quiera realizar, es necesario contratar, además, coberturas específicas cuyo coste puede variar ostensiblemente en función tanto del tipo de evento como de la localidad en la que este se realice.
Aunque no sean obligatorias, también se recomienda contratar otras pólizas, como la de Cancelación de eventos o de Accidentes. Dos seguros cruciales para minimizar las pérdidas económicas que puedan surgir debido a cancelaciones imprevistas por causas externas a la organización.
¿Qué eventos o actividades están protegidos por un seguro de Responsabilidad Civil temporal?
Los seguros de Responsabilidad Civil temporal suelen ser la tónica en una gran variedad de tipos de eventos:
- Eventos musicales: Los conciertos y festivales de música están protegidos con este seguro.
- Eventos deportivos: Las competiciones federadas y los encuentros deportivos como las carreras a pie o las marchas ciclistas también están asegurados con este tipo de pólizas.
- Eventos empresariales: Por lo general, las conferencias, seminarios y reuniones corporativas con gran afluencia suelen estar cubiertos con estas pólizas.
- Celebraciones: Los recintos en los que celebran bodas, bautizos, comuniones o cenas con espectáculo también suelen tenerlo contratado.
- Encuentros profesionales: Lo mismo sucede con las ferias comerciales y exposiciones, con independencia de que estén montadas con dinero público o privado.
- Actividades culturales: Por último, las exposiciones de arte, representaciones teatrales y otras manifestaciones culturales con asistencia de público también están cubiertas con este tipo de pólizas.
Aspectos a tener en cuenta para garantizar la seguridad interior durante un festival de música
Para estar en condiciones de garantizar la seguridad de artistas y asistentes es fundamental diseñar un plan de seguridad en el que están detalladas las diferentes medidas a implementar con determinados aspectos clave:
Control de acceso y acreditaciones
Uno de los capítulos más críticos tiene que ver con el establecimiento de un sistema de control de acceso riguroso para asegurar que solo las personas autorizadas accedan al recinto.
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Una tarea que se ha simplificado enormemente gracias a las PDA con lector y verificación de entradas, el uso de pulseras de identificación o tarjetas de acceso y la implementación de puntos de control con tornos en las entradas y salidas.
Vigilancia y personal de seguridad
Contar con un equipo de seguridad profesional y bien preparado es otro aspecto crucial para cualquier organización.
Eso sí, para que estos puedan desarrollar su trabajo de la forma más eficiente es esencial que estén equipados con el material necesario para poder manejar diferentes escenarios como personas que se intentan colar en el recinto, emergencias médicas o pequeños altercados.
Protocolos de emergencia y evacuación
Desarrollar y comunicar claramente los protocolos de emergencia es otra tarea de vital importancia para poder garantizar la seguridad de todos los presentes en el festival.
Tal y como indica la normativa al respecto, no basta con diseñar un plan con protocolos de emergencia y evacuación, sino que es imprescindible que tanto los asistentes como el personal estén debidamente informados sobre los procedimientos de evacuación, rutas de salida, puntos de encuentro seguros y cómo actuar en caso de emergencia.
Monitoreo y tecnología de seguridad
Utilizar tecnología de monitoreo, como por ejemplo las cámaras de seguridad, los drones o las cámaras de reconocimiento facial, facilita enormemente la supervisión de grandes multitudes y la detección de problemas para poder actuar antes de que escalen.
Por otro lado, el uso de aplicaciones móviles para reportar incidencias puede ayudar muchísimo a la hora de conseguir comunicaciones rápidas entre el personal de seguridad y los organizadores y entre estos últimos y los asistentes.
Capacitación y simulacros de seguridad
Por último, y aunque sea voluntario, se recomienda programar capacitaciones continuas y simulacros con el personal de seguridad y los voluntarios para confirmar que todos están preparados para actuar de manera efectiva y coordinada durante cualquier incidente.
Ahora que ya sabes qué licencias necesitas para poder lanzar un festival de música y cómo ayudarte de la tecnología para montar un evento 100% seguro, ya solo te queda ponerlo en marcha. En Safety Global contamos con un equipo experto en la organización y planificación de eventos.
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