No cabe duda de que la planificación y coordinación de un evento es de vital importancia para garantizar su éxito. Pero también lo es realizar convenientemente el informe final de un evento, con el objeto de analizar y comunicar los resultados y logros que han sido conseguidos.
Esto permite mostrar un cierre, una conclusión para dejar un antecedente de cara a otras actividades que se quieran poner en marcha en el futuro. Una vez analizado el evento, disminuye el ritmo de trabajo y la presión que éste genera, pero las actividades no terminan ahí.
Llega el momento de evaluar todas las actividades implicadas y observar qué es lo que ha funcionado y cuáles han sido los puntos menos positivos para realizar los cambios necesarios en los próximos eventos.
El análisis del evento finalizado, así como el seguimiento del post evento, es clave para conocer el rendimiento que ha tenido y sus resultados económicos por parte de las empresas organizadoras y también de los patrocinadores involucrados. Igualmente, es una oportunidad para obtener una retroalimentación de los resultados obtenidos para aprender y mejorar en el futuro.
¿Qué debe contener un informe final de un evento?
Tras la conclusión del evento, llega el momento de hacer el informe final, evaluando todas las áreas y viendo qué ha funcionado y qué no. Así, los organizadores conocerán con exactitud los resultados obtenidos.
El informe final debe incluir una serie de datos cualitativos y cuantitativos relativos a los distintos sectores del evento que permita analizar si los objetivos que se habían establecido previamente se han cumplido o no.
- El informe final debe ser un reflejo de todo lo que significó el evento.
- Puede incluir: autoridades participantes del acto de apertura y extracciones de los discursos, cantidad de periodistas acreditados, actividades sociales y espectáculos, opiniones y evaluación de los participantes, resumen de cantidad de visitas al sitio web o seguimiento de usuarios de redes sociales durante el evento, cantidad de material de promoción realizado, como folletos promocionales.
- Recopilación de datos, gastos de último minuto, recuento de extras no ponderados en el presupuesto, resultado de encuesta, entrevista con proveedores…
- Además de la evaluación, es el momento ideal para agradecer por escrito a los participantes y colaboradores de las diferentes actividades y organización del encuentro. La carta de agradecimiento irá en primer lugar en la carpeta del informe final del evento.
- Es muy importante recabar la opinión y evaluación personal del público interno, esto es el personal y los proveedores. Conocer a nivel operativo las fortalezas y debilidades durante el evento es vital para el crecimiento profesional de las distintas áreas comprometidas. Una reunión de cierre y de crítica puede ser muy útil para el caso.
¿Cuándo realizar una evaluación del evento?
El momento ideal para realizar el informe final de un evento es durante la semana siguiente a su conclusión. Es el momento de plasmar datos como gastos de último minuto, recuento de extras no ponderados en el presupuesto, papeleo, taxi y otros gastos adicionales.
Incluir toda la información en el informe es importantísimo para aportar una visión más global y real del evento, desde un punto de vista financiero y administrativo.
Agradecimientos por escrito
Otro punto recomendable a la hora de hacer un informe final de un evento es agradecer por escrito a los participantes y colaboradores en la celebración del encuentro. Esta carta de agradecimiento debe ir en primer lugar en la carpeta del informe.
Compartir los resultados
Además de la carta de agradecimiento, es preciso compartir el resumen de los resultados con aquellas empresas y patrocinadores que han colaborado en la organización y desarrollo del evento.
Así, podrán conocer con mayor exactitud los resultados obtenidos y servirá como punto de partida para futuros eventos similares o de mayor magnitud.
Opiniones internas
Es importante conocer la opinión del público interno, es decir, el personal y los proveedores. Conocer las fortalezas y debilidades durante el evento es fundamental para conseguir un crecimiento profesional en las distintas áreas.
Una reunión de cierre y crítica, donde recalcar las cosas que salieron bien y analizar lo que salió mal, enriquece de cara al futuro. Siempre habrá aspectos en los que se podrán mejorar en futuros eventos. Esta es una de las prácticas más rápidas y efectivas de mejorar los métodos organizativos.
Posibles destinatarios de un informe final
El informe final de un evento, acompañado de la carta de agradecimiento, deberá ser compartido con los invitados y asistentes al evento, a los cuales, les resultará interesante recibir un resumen de las actividades en las que han participado.
También a la empresa organizadora del evento, cuyo interés estará enfocado en los resultados económicos. Por otra parte, a los patrocinadores, quienes querrán saber la cantidad de participantes, los proveedores y, por último, la prensa, con un resumen breve de lo ocurrido durante el evento.
Si todavía tienes dudas sobre cómo realizar el informe de tu evento o cómo medir el éxito de cualquier actividad que hayas organizado en Safety Global podemos ayudarte. ¡Ponte en contacto con nosotros!
