Después de que el pasado verano se tuviera que cancelar todo el ocio por culpa del coronavirus, el de 2021 será, por fin, el verano en el que volvamos a disfrutar de los eventos.
Reuniones que, eso sí, no serán exactamente iguales que las que recordamos ya que, como vienen repitiendo una y otra vez los expertos, hasta que no venzamos al virus seguirá siendo necesario extremar las precauciones.
Esa es la razón por la que las distintas administraciones han elaborado una serie de protocolos destinados a evitar la propagación del virus y hacer de cualquier concentración al aire libre una reunión segura.
Así que si tienes previsto programar alguna y quieres saber cómo organizar un evento seguro durante el próximo verano toma buena nota de las recomendaciones que te pasamos a enumerar a continuación.
Cómo organizar un evento 100% seguro este verano
Lo primero que debe hacer cualquier promotor que quiera programar un evento seguro para este verano es implementar una serie de medidas destinadas a reducir la posibilidad de contagio por COVID-19 entre el personal y los asistentes. Medidas como:
- Pedir a trabajadores y asistentes que se queden en casa si tienen alguno de los síntomas propios de la infección por coronavirus, han estado en contacto con algún positivo o están a la espera de los resultados de una prueba de detección.
- Poner en marcha políticas de reembolso flexibles que permitan recuperar el dinero a los visitantes que se encuentren en alguno de los escenarios planteados en el punto anterior.
- Organizar el evento en espacios amplios y al aire libre que permitan el respeto de la distancia de seguridad y el resto de medidas de seguridad durante el desarrollo de la reunión.
- Exigir al personal y a los asistentes al evento que porten la mascarilla durante su estancia en el recinto.
- Exigir al personal y a los asistentes al evento que se desinfecten las manos con gel hidroalcohólico al acceder al recinto y cada vez que toquen objetos comunes.
- Instalar controles de temperatura en los controles de acceso.
- Programar la realización de test de antígenos rápidos que ofrecen resultados fiables y en pocos minutos a la entrada del recinto.
- Contar con lectores de entradas con QR que agilicen la entrada y evitan la formación de colas.
- Controlar el aforo mediante postes con fotocélulas y cámaras de control de aforo.
- Disponer de un software de gestión de eventos que permita conocer el aforo en tiempo real y en todo momento y conseguir una trazabilidad total de cada uno de los asistentes a la reunión.
- Asegurar la presencia de suministros de mascarillas, gel hidroalcohólico y cualquier otro elemento de seguridad que impida la propagación del virus.
- Colocar carteles informativos claramente visibles a lo largo y ancho del recinto que promuevan las medidas de seguridad anti COVID-19.
Cómo debe ser el protocolo a seguir en un evento seguro
Además de fomentar comportamientos que permitan la contención del coronavirus, la organización debe contar con un férreo protocolo para garantizar que los distintos ambientes del evento se mantienen impecables en todo momento. Este debe incluir:
- Un plan de limpieza en el que se especifique quiénes conforman los distintos grupos de trabajo, en qué zonas debe limpiar cada uno de ellos, cuándo deben hacerlo, cómo deben hacerlo o qué productos deben utilizar para cada una de las tareas asignadas.
- Un plan de desinfección en el que se detalle quiénes conforman los grupos de trabajo, qué zonas debe desinfectar cada uno de ellos, cada cuánto deben hacerlo, cómo deben hacerlo y con qué productos.
- Formar grupos de trabajo que se encarguen de la colocación de suministros de gel hidroalcohólico en distintos puntos del recinto, de revisar su presencia a lo largo de la jornada y de rellenarlos cada vez que se acaben.
- Formar grupos de trabajo que se encarguen de organizar las colas en los baños, de limitar el número de personas que permanecen dentro al mismo tiempo y de garantizar que se respeta la distancia de seguridad y el resto de medidas de seguridad en esta y otras zonas comunes.
- Formar grupos de trabajo que se encarguen de revisar que los baños están en condiciones de uso y funcionan y de hacer lo propio con los sistemas de ventilación y de agua.
Como ves las tareas de las que se tiene que encargar un organizador de eventos en plena era COVID-19 son muchas y complejas.
Esa es la razón por la que cada vez más empresas, administraciones y promotores contratan los servicios de compañías especializadas en la planificación y el desarrollo de eventos 100% seguros como Safety Global.
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