¿Cómo saber si tu evento ha tenido éxito o no? Cuando organizas un evento, es muy importante conocer el impacto que ha generado en los asistentes. Organizarlo requiere muchos recursos, personal, proveedores… y a veces puede implicar grandes partidas presupuestarias. Por eso es fundamental definir previamente cómo vas a medir ese impacto, es decir, los KPI’s para eventos que necesitas medir.

A continuación, vamos a explicarte qué son los KPI’s, qué características deben tener y cuáles debes utilizar para medir el resultado de tu evento.

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¿Qué son los KPI’s y para qué sirven?

En primer lugar, vamos a empezar definiendo lo que es un KPI. Es una sigla en inglés que significa Key Performance Indicator (Indicador Clave de Rendimiento) y podemos decir que es algo así como un elemento objetivo y medible, que sirve para valorar distintos aspectos de una acción para poder tomar decisiones en función de los resultados.

Dicho de otro modo, son métricas que te van a permitir analizar la efectividad de las acciones relacionadas con la organización del evento.

En realidad, los KPI’s forman parte de cualquier estrategia de marketing para sintetizar toda la información sobre la eficacia y productividad de las acciones que se realicen en tu empresa, independientemente de la actividad que desarrolle.

El análisis de esa información recabada te permitirá, posteriormente, tomar las decisiones acertadas y determinar aquellas que hayan sido más efectivas a la hora de cumplir con los objetivos que te habías propuesto al principio.

Los KPI’s aportan numerosas ventajas como:

  • Te ayudan a tomar decisiones en tiempo real sobre el evento, así como sobre otros eventos que organices en el futuro.
  • Te permiten recoger información muy útil sobre el evento.
  • Te ayudan a comparar la información y ver las acciones que han resultado más efectivas y las que debes mejorar.
  • Gracias a las nuevas tecnologías, como el Big Data, los KPIS’s son muchos más sencillos y precisos.
  • Se pueden utilizar en todo tipo de ámbitos y sectores.
  • Proporcionan una visión de 360 grados del evento, ayudando a determinar los puntos fuertes y débiles.

Objetivos SMART

Por regla general, los KPI’s para eventos deben ser objetivos SMART, esto es: Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time Framed.

Es decir:

  • Específico: el KPI debe ser concreto y medir una sola variante.
  • Medible: debe darte información que se pueda calcular.
  • Alcanzable: el KPI debe ir orientado a un objetivo posible, pero, a la vez, constituir todo un reto.
  • Relevante: el KPI debe aportar valor para medir el éxito de tu evento.
  • Acotado en el tiempo: se refiere a establecer el momento concreto en el que empezarás a medir y en qué punto se alcanzará el objetivo específico para ese KPI.

KPIs para eventos: ¿cómo medirlos?

  • Según el tipo de evento, tendrás que utilizar unos KPI’s u otros, aunque los más comunes son los siguientes:
  • Asistentes: este es el KPI más básico e importante. Ya se trate de un evento presencial u online, debes medir las personas que acudieron a tu evento y disfrutaron de él. Para conseguir una información más precisa, puedes medir por tipo de asistente o profesión, por ejemplo. Si hubiera diferentes tipos de entradas o precios, también podría ser un valor que podrías evaluar.

Otras acciones que podrías hacer es comparar la asistencia total con el número de personas que se registraron inicialmente. Si la diferencia es notable, deberás averiguar por qué dejaron de acudir.

También puedes ver el número de asistentes que ya habían acudido a un evento anteriormente, los que son clientes potenciales y los que son familiares o amigos de los organizadores o los que compraron tus productos o servicios durante el evento.

  • Satisfacción post-evento: puedes realizar encuestas de satisfacción tras el evento. Incluso si es un evento online, se puede hacer en formato digital. Es la forma más sencilla de evaluar, especialmente si lo que se solicitan son respuestas cerradas. Una de las preguntas básicas es que evalúen el evento del 1 al 10, si volverían a asistir o si lo recomendarían a otra persona.

Es interesante también mandar este tipo de encuestas de satisfacción a los patrocinadores. De esta forma, podremos sacar ideas para próximos eventos y tenerles en cuenta para futuras mejoras.

  • Repercusión en redes sociales: hoy en día, es fundamental estar en las redes sociales y medir el impacto que tiene tu evento en ellas. Esto no sólo servirá como forma de networking o promoción, sino para evaluar el impacto digital que ha conseguido la acción.

Además, te permiten realizar acciones de marketing que pueden tener un alto impacto sin invertir mucho dinero. Cuando realizas acciones en redes sociales puedes medir cosas como las veces que la marca ha sido mencionada en redes, las veces que se ha utilizado el hashtag de tu evento, cuántas veces ha sido compartida la información relativa a tu evento, los ‘likes’ recibidos y un largo etcétera.

  • Preguntas durante las ponencias: este tipo de interacciones suelen ser comunes a cualquier tipo de eventos y surgen cuando se produce alguna charla o conferencia y el contenido genera interés. Por el contrario, la carencia de preguntas suele ocurrir cuando el ponente no conecta con los asistentes o el asunto tratado no despierta su curiosidad.
  • Rentabilidad del evento: este es otro de los KPI’s para eventos más importantes. Deberás hacer un balance de los gastos realizados en proveedores, campañas y materiales, y de los ingresos, como entradas y patrocinios, etc.

Así podrás comprobar los beneficios obtenidos con en el evento y calcular lo que te ha costado a nivel económico conseguir cada asistente. También puedes realizar otras mediciones, como los ingresos obtenidos por las ventas de tus productos o servicios antes, durante y después del evento.

  • Ventas: si has organizado tu evento para tener un retorno en forma de ventas, deberás medirlas también. Por ejemplo, podrías dar a los asistentes un código de descuento para poder realizar el seguimiento de las ventas obtenidas a través del evento.

Otras KPI’s que puedes utilizar

Si tienes un software de gestión de eventos, puedes medir otras variables como las interacciones entre asistentes y networking, las visitas que han recibido los perfiles de los ponentes, las interacciones con la ponencia, preguntas enviadas, likes a las preguntas, etc.