Debido a la gran oportunidad de negocio que suponen, las ferias son uno de los eventos que más valoran las empresas. Además, constituyen una buena ocasión para promocionar los productos o servicios que ofrece la compañía, pero, principalmente, sirven para indagar en las nuevas tendencias y conocer a los competidores. Vamos a ver cómo organizar una feria comercial.

En primer lugar, ¿cómo definimos una feria comercial? Podríamos decir que es un evento económico, social o cultural, que puede ser fijo o temporal y desarrollarse en una misma sede o en distintas, de forma ambulante. Normalmente, una feria está dedicada a un tema específico. Son mercados vivos en los que se desarrollan operaciones comerciales y donde se encuentra concentrada la mejor fuente de información sobre el sector.

Ventajas de las ferias comerciales

Las ferias comerciales suponen unos instrumentos de promoción, marketing, comercialización y comunicación muy importantes. Un espacio en el que confluyen la oferta y la demanda, facilitando los negocios. Su principal ventaja es que las personas que acuden a ellas están predispuestas a conocer los productos o servicios.

Otras ventajas importantes son:

  • El cliente visita a la empresa y no al revés, por tanto, está dispuesto a comprar. Es el momento de venderle.
  • Los clientes que van a una feria son difíciles de atraer en otro lugar.
  • El coste por contacto de ventas en una feria es mucho más bajo. En muy pocos días, se puede vender una gran cantidad de productos a muchos clientes, incluso a aquellos más difíciles.
  • En una feria, el producto es el rey, el expositor debe cuidar al detalle la presentación de sus productos y presentar toda la colección completa, incluyendo las ofertas especiales.

No obstante, también hay algún inconveniente, como el hecho de que se aglomera mucha competencia en un espacio reducido. Por ello, es muy importante saber cómo organizar una feria comercial.

Definir los objetivos

El primer paso a la hora de organizar una feria comercial es definir los objetivos que se pretenden conseguir. Hay que marcar unas prioridades para que, a partir de ellas, podamos establecer la estrategia que se llevará a cabo durante el evento. Los objetivos pueden ser diversos: dar a conocer el producto o servicio, contactar con proveedores, conseguir una cartera de clientes, ampliar la red de contactos etc.

Establecer un presupuesto

Sabiendo ya lo que pretendemos conseguir con esa feria, debemos establecer un presupuesto acorde con los objetivos que nos hemos marcado previamente. A partir de ahí, podremos solicitar el stand y todo el material que se necesite en el evento. La asistencia a una feria suele suponer un esfuerzo económico importante, por lo que la medición de la ratio de coste por impacto real, es decir, los beneficios que obtenemos con nuestra presencia, tiene que ser milimétrico.

Elegir el tipo de evento

No vale cualquier evento, por eso es recomendable hacer un estudio de las ferias que se realizan y elegir la más adecuada para nuestra empresa. Debemos tener en cuenta el sector, la antigüedad, la dimensión, el reconocimiento, la periodicidad y el poder de convocatoria.

La ubicación del stand

Gran parte del éxito dependerá de la posición del stand. Por ello debemos buscar un espacio con gran flujo de gente, normalmente los pasillos centrales. Suelen ser lugares muy cotizados, por lo que será fundamental negociarlos con anticipación.

Elegir un mensaje

Preparar un breve discurso con las claves más importantes que definen nuestra empresa puede servir de gran ayuda para tratar con el público. No debe ser un texto memorizado, porque entonces perdería la frescura y espontaneidad necesarias en este tipo de muestras. Es conveniente adaptarlo al receptor, ya que no le diremos lo mismo a un posible proveedor que a un cliente.

Composición del stand

A la hora de preparar el stand, debemos tener en cuenta una serie de elementos para captar más la atención del público. Es preciso ofrecer distintas opciones de información para atraer a los diferentes tipos de asistentes. Habrá quienes prefieran los folletos, mientras que a otros les gustará interactuar en una tablet.

Lo habitual es contar con diferentes tipos de soportes, como carteles, catálogos, folletos, tarjetas personales, además de algo de merchandising. Mostrar ofertas exclusivas o promociones suele ser otra de las opciones elegidas, así como los concursos, que también permiten ampliar la base de datos de la compañía mediante los formularios de participación.

Otra forma efectiva de captar la atención es ofrecer aperitivos o bebidas, a través del uso de un pequeño catering como reclamo.

Anunciar la participación

Otro punto importante es contar con un plan de comunicación y marketing que apoye la presencia de la empresa en la feria. Hay muchas acciones que se pueden incorporar a un evento de este tipo, como por ejemplo las invitaciones personales a clientes, la interacción y el seguimiento en redes sociales, los artículos en revistas especializadas o la cartelería anunciando la presencia del stand.

Personal cualificado en el stand

Es muy importante que las personas que atienden en el stand estén plenamente cualificadas para el tratamiento directo con el público. Es recomendable, aunque cueste algo más de dinero, contratar a profesionales en este campo.

Hacer una evaluación

Una vez finalizada la feria comercial, el trabajo debe continuar. Realizar un seguimiento de las acciones realizadas permitirá conocer los resultados reales de la muestra, si hemos cumplido o no los objetivos marcados al principio y establecer mejoras de cara a próximos eventos.

Control de accesos y seguridad

A través de la tecnología, se puede realizar un control de los accesos a los recintos feriales. Mediante la planificación, la tecnología y la ejecución, podemos mejorar la seguridad de un evento. Por ejemplo, el control de aforos mediante cámaras de reconocimiento facial, vinculadas a nuestra App, para controlar el aforo en tiempo real.

A través de nuestra app YClicker o Clicker Digital, podemos controlar el aforo de los espacios, centralizando el número de asistentes que se contabilizan en los diferentes dispositivos.

También podemos realizar el control de los aforos en tiempo real, mediante postes con fotocélulas conectados a nuestra App. Del mismo modo, se puede controlar el acceso a la feria mediante Gate Keeper 3.0, un sistema de control de aforo mediante QR con PDA o Totem y SEA.

Si quieres más información sobre cómo organizar una feria comercial puedes recurrir a la ayuda de una consultoría tecnológica. De esta forma podrás poner en manos de profesionales toda la organización.

En Safety Global podemos ayudarte. No dudes en ponerte en contacto con nosotros. Solo tienes que contarnos qué tipo de evento quieres organizar y nos encargaremo