nuestro país acoge casi un millar de eventos de este tipo, generando un impacto económico importante. Aparte de las implicaciones emocionales que surgen entre los artistas y el público, las repercusiones económicas que traen consigo obligan a saber cómo se organiza un festival de música.
Saber cómo montar un festival es imprescindible para tener éxito. Los festivales de música se han caracterizado por ser puntos de encuentro de grandes artistas y multitud de fans.
La importancia de los festivales de música
Más allá del dinero que mueven, hay que subrayar la cantidad de artistas que pueden llegar a poblar los escenarios en un solo evento. Como es obvio, una gran cantidad de artistas atrae mucho público.
Todo esto nos deja muy claro la importancia que tiene un evento de esta magnitud. No solo atraen a mucho público, sino que también generan mucho negocio y, a su vez, permite a las bandas y grupos darse a conocer o acercarse a sus seguidores.
En consecuencia, la organización de festivales de música es un elemento central para garantizar el éxito de estos eventos, y así dar continuidad a una tradición que mueve e interconecta a tantas personas alrededor de la música.
Cómo se organiza un festival de música
Hay que empezar diciendo que el eje central del festival rota en torno a la contratación de los artistas y grupos: dependiendo de estos, habrá más o menos público y habrá que cubrir diferentes necesidades técnicas.
A la hora de organizar un festival de música, es preciso seguir los siguientes pasos:
- Determina el propósito del festival: el primer paso consiste en determinar el propósito del festival, es decir, cuál será su temática. ¿Estará enfocado al rock, electrónica, pop, jazz, indie…)?
Este paso es crucial ya que cuanto más original seas, más te diferenciarán del resto y más oportunidad tendrás de destacar y enfocarte en una audiencia determinada.
- Carácter del evento: formato del escenario, rotación de artistas, etcétera.
- Duración y horarios: duración del festival, tiempo estimado para cada artista, número total de actuaciones…
- Definición del perfil del público que asistirá al evento.
- Características del recinto: estudiar las características del recinto donde se va a celebrar el festival, atendiendo a las infraestructuras (hostelería, zonas de descanso, aseos, asistencia sanitaria…), accesos y pasillos de seguridad, equipo de sonido, iluminación, ventilación si se celebra en un espacio cerrado, un plan de evacuación en caso de emergencia, medidas de prevención de incendios…
- Acceso al festival: en algunos festivales se han originado auténticos desastres a la entrada, produciéndose largas colas y grandes aglomeraciones de personas en un espacio muy reducido. Esto puede ser muy peligroso para la seguridad de tu evento, por lo que debes evitar que haya problemas en el acceso al recinto.
Para ello, puedes utilizar nuestro sistema Cashless para eventos, que te permite realizar el control de aforos, el pago en todo tu evento y el control de todos los datos económicos y de aforo en tiempo real.
- El personal: el personal que trabaja en el evento se caracteriza por realizar un trabajo tanto organizativo como sobre el terreno, que a menudo pasa desapercibido, pero cuyo buen desempeño hace posible el festival. No es tanto una cuestión de material y recursos económicos como de un equipo humano bien gestionado, con un organigrama bien definido y unas responsabilidades delimitadas.
- La comunicación: atraer la atención del público es crucial a la hora de montar un festival y tener éxito. Para ello es preciso poner en marcha un plan de marketing y llevarlo a cabo. Se trata de comunicar el evento para alcanzar a todo aquel que sea susceptible de asistir, y esto incluye estrategias de segmentación y captación, así como la correcta elección de los mejores canales de difusión.
- El presupuesto: la organización del festival dependerá del presupuesto que tengas. Este es uno de los puntos más importantes, si no el que más. Deberás hacer un análisis de la viabilidad económica del festival, esto es valorar a cuánto ascienden los costes que comprenden la inversión inicial y los gastos asociados, y calcular la recaudación necesaria para, al menos, cubrirlos.
A partir de este dato, se deducirá el número de personas que deberían asistir para garantizar la rentabilidad del evento.
- La financiación: si el precio que cada persona tendría que pagar por entrar al festival no está lo suficientemente bien posicionado, es probable que los potenciales asistentes rechacen la idea y no quieran pagar por ello. Por tanto, será necesario encontrar patrocinadores de eventos musicales o sponsors.
Cómo montar un festival de música: otros aspectos importantes
Cuando se organiza un festival de música, hay otros aspectos importantes que hay que considerar. El interés en el evento no solo recae en los grupos invitados o en la empresa promotora, también puede haber otras figuras interesadas que pueden implicarse y contribuir en el patrocinio, dando un espaldarazo tanto promocional como financiero.
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Nos referimos, por ejemplo, a las autoridades locales o entidades financieras, debido a la gran cantidad de ingresos derivados de la hostelería o la restauración, a cambio de promocionar el evento.
Ya sabes cómo se organiza un festival de música. Estos son los puntos más importantes. Lógicamente, dependiendo de la complejidad del evento y de su repercusión, tanto económica como cultural y social, algunos puntos podrán variar o tendrás que prestar más atención a uno u otro. En Safety Global estamos a tu disposición para ayudarte y asesorarte en todo lo que necesites en relación con tu evento.
