A la hora de organizar un evento, una de las grandes preguntas que nos hacemos es qué fecha elegir. Este es, sin duda, un paso importante, porque puede determinar el éxito o fracaso de la celebración. A continuación, te ofrecemos seis tips para elegir fecha para un evento.
Aunque parezca una perogrullada, celebrar un evento en una fecha poco idónea puede acarrear repercusiones desastrosas. Por ejemplo, que nuestra celebración coincida con otro acontecimiento relevante esa jornada, en la misma ciudad o con el mismo tipo de público, puede hacer que nuestro evento fracase por ventas insuficientes o escasa asistencia.
Cómo elegir las fechas de un evento
Qué fecha elegir para nuestro evento es uno de los primeros y más importantes pasos cuando nos disponemos a planificar un acontecimiento. Para ello, es importante tener en cuenta una serie de factores, como el enfoque que vayamos a dar, la época del año, la duración o hasta el contexto cultural en el que nos movemos. Por supuesto, no podemos dejar nada dependiendo de la suerte.
Si tu evento coincide con otro importante o, por ejemplo, si vas a celebrarlo al aire libre en una época donde hace frío, puede ser un fracaso. No es difícil entender que una situación como esta tendría consecuencias muy negativas para nuestro presupuesto, por muy bien estudiado que estuviera. Por eso es tan importante elegir una fecha para un evento.
6 tips para elegir la fecha para un evento: estudia tu público
Lo primero que debemos tener en cuenta a la hora de elegir fecha para nuestro evento es estudiar al público. Igual que ocurre con cualquier otra cosa relacionada con la planificación de eventos, el público debe estar en lo más alto de nuestra mente cuando elijamos una fecha. Por ejemplo, si queremos dirigirnos al sector B2B, serán más prácticos los días de martes a viernes. En cambio si queremos organizar un evento cultural, lo haremos el fin de semana.
La estación del año
Existen factores estacionales que pueden afectar la asistencia al evento y que, por tanto, debemos tener en consideración, como las vacaciones, los grandes eventos, el clima, el calendario laboral o la estacionalidad.
Estos puntos pueden ayudar a saber qué fecha elegir para nuestro evento. Por ejemplo, si organizamos un congreso dirigido a docentes, tendremos que elegir una donde éstos (nuestro público y los protagonistas de la temática de nuestro evento) hayan terminado sus clases y puedan asistir.
Por otro lado, el clima puede tener un gran impacto en nuestro evento, independientemente de si se lleva a cabo al aire libre o no. La lluvia y los fuertes vientos son obviamente perjudiciales para los festivales al aire libre, mientras que organizar un evento en verano en una sala mal ventilada puede matar el acto.
Vigila la competencia
Es importante también realizar una pequeña investigación sobre los eventos del mismo sector. Esto puede ayudarnos a descartar las fechas que puedan estar barajando nuestros competidores y aprovechar otras con menos presión.
Para ello, podemos enterarnos de qué eventos están previstos en la agenda de la ciudad y anotar aquellos que compartan el mismo público objetivo.
Días potenciales de la semana
Relacionado con el punto anterior, para elegir la fecha de un evento es importante considerar los días potenciales de la semana en los que nuestro público pueda asistir. En el caso de los congresos y convenciones, lo mejor suele ser hacerlo entre semana, ya que el fin de semana la gente aprovecha para estar con sus familiares y amigos y prefieren no asistir a eventos de tipo profesional.
Otra consideración es conocer la rutina típica de nuestra audiencia. Si organizamos un evento sobre emprendimiento y creatividad empresarial, no tendría sentido elegir solo las mañanas de lunes a viernes, cuando nuestro target principal se encuentra en la oficina trabajando. En su lugar, podemos ofrecer una jornada abierta de mañanas y tardes, donde los asistentes puedan disfrutar de una oferta amplia a lo largo del día.
Disponibilidad de proveedores y recintos
Si hemos puesto los ojos en un lugar en concreto para celebrar nuestro evento o tenemos un proveedor preferido con el que queremos trabajar, debemos tener en cuenta su disponibilidad al elegir una fecha.
Quizá no sea un problema si estamos organizando eventos de manera regular de los que tienen conocimiento, pero debemos considerar que los recintos y los proveedores tendrán momentos de mayor demanda.
Vacaciones y eventos públicos
Normalmente, los días festivos, tanto religiosos como nacionales, son malos para organizar un evento, a no ser que exista una razón de peso para hacerlo. Debemos tener en cuenta también los acontecimientos públicos y festividades que no solo pueden provocar una caída en el número de asistentes que quieran acudir a otros eventos de temática similar, sino también aumentar las dificultades para competir por atraer a los medios de comunicación.
Por ejemplo, programar un evento en el Día del Trabajo, donde muchas personas aprovechan para desconectar, puede ser una mala opción. En cambio, sí sería una buena idea celebrar un evento dirigido a familias en la Convención sobre los Derechos del Niño.
Uno de los eventos organizados con éxito por Safety Global fue La Copa del Mundo de Ciclocross UCI – Benidorm Costa Blanca 2023. El acontecimiento fue un auténtico éxito de público, no solo por llenar por completo el aforo del circuito de la capital turística de Europa, sino también por ofrecer un precioso espectáculo deportivo en un circuito que favoreció algunas de las carreras más emocionantes de toda la temporada.
Si estás pensando en organizar cualquier tipo de evento próximamente, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Contamos con una gran experiencia ofreciendo los mejores servicios en control de accesos, control de aforo y mucho más.