Tips para elegir la fecha para un evento con éxito

febrero 21, 2023

A la hora de organizar un evento, una de las grandes preguntas que nos hacemos es qué fecha elegir. Este es, sin duda, un paso importante, porque puede determinar el éxito o fracaso de la celebración. A continuación, te ofrecemos seis tips para elegir fecha para un evento.

Aunque parezca una perogrullada, celebrar un evento en una fecha poco id√≥nea puede acarrear repercusiones desastrosas. Por ejemplo, que nuestra celebraci√≥n coincida con otro acontecimiento relevante esa jornada, en la misma ciudad o con el mismo tipo de p√ļblico, puede hacer que nuestro evento fracase por ventas insuficientes o escasa asistencia.

Cómo elegir las fechas de un evento

Qu√© fecha elegir para nuestro evento es uno de los primeros y m√°s importantes pasos cuando nos disponemos a planificar un acontecimiento. Para ello, es importante tener en cuenta una serie de factores, como el enfoque que vayamos a dar, la √©poca del a√Īo, la duraci√≥n o hasta el contexto cultural en el que nos movemos. Por supuesto, no podemos dejar nada dependiendo de la suerte.

Si tu evento coincide con otro importante o, por ejemplo, si vas a celebrarlo al aire libre en una época donde hace frío, puede ser un fracaso. No es difícil entender que una situación como esta tendría consecuencias muy negativas para nuestro presupuesto, por muy bien estudiado que estuviera. Por eso es tan importante elegir una fecha para un evento.

6 tips para elegir la fecha para un evento: estudia tu p√ļblico

Lo primero que debemos tener en cuenta a la hora de elegir fecha para nuestro evento es estudiar al p√ļblico. Igual que ocurre con cualquier otra cosa relacionada con la planificaci√≥n de eventos, el p√ļblico debe estar en lo m√°s alto de nuestra mente cuando elijamos una fecha. Por ejemplo, si queremos dirigirnos al sector B2B, ser√°n m√°s pr√°cticos los d√≠as de martes a viernes.¬† En cambio si queremos organizar un evento cultural, lo haremos el fin de semana.

La estaci√≥n del a√Īo

Existen factores estacionales que pueden afectar la asistencia al evento y que, por tanto, debemos tener en consideración, como las vacaciones, los grandes eventos, el clima, el calendario laboral o la estacionalidad.

Estos puntos pueden ayudar a¬† saber qu√© fecha elegir para nuestro evento. Por ejemplo, si organizamos un congreso dirigido a docentes, tendremos que elegir una donde √©stos (nuestro p√ļblico y los protagonistas de la tem√°tica de nuestro evento) hayan terminado sus clases y puedan asistir.

Por otro lado, el clima puede tener un gran impacto en nuestro evento, independientemente de si se lleva a cabo al aire libre o no. La lluvia y los fuertes vientos son obviamente perjudiciales para los festivales al aire libre, mientras que organizar un evento en verano en una sala mal ventilada puede matar el acto.

Vigila la competencia

Es importante tambi√©n realizar una peque√Īa investigaci√≥n sobre los eventos del mismo sector. Esto puede ayudarnos a descartar las fechas que puedan estar barajando nuestros competidores y aprovechar otras con menos presi√≥n.

Para ello, podemos enterarnos de qu√© eventos est√°n previstos en la agenda de la ciudad y anotar aquellos que compartan el mismo p√ļblico objetivo.

Días potenciales de la semana

Relacionado con el punto anterior, para elegir la fecha de un evento es importante considerar los d√≠as potenciales de la semana en los que nuestro p√ļblico pueda asistir. En el caso de los congresos y convenciones, lo mejor suele ser hacerlo entre semana, ya que el fin de semana la gente aprovecha para estar con sus familiares y amigos y prefieren no asistir a eventos de tipo profesional.

Otra consideraci√≥n es conocer la rutina t√≠pica de nuestra audiencia. Si organizamos un evento sobre emprendimiento y creatividad empresarial, no tendr√≠a sentido elegir solo las ma√Īanas de lunes a viernes, cuando nuestro target principal se encuentra en la oficina trabajando. En su lugar, podemos ofrecer una jornada abierta de ma√Īanas y tardes, donde los asistentes puedan disfrutar de una oferta amplia a lo largo del d√≠a.

Disponibilidad de proveedores y recintos

Si hemos puesto los ojos en un lugar en concreto para celebrar nuestro evento o tenemos un proveedor preferido con el que queremos trabajar, debemos tener en cuenta su disponibilidad al elegir una fecha.

Quiz√° no sea un problema si estamos organizando eventos de manera regular de los que tienen conocimiento, pero debemos considerar que los recintos y los proveedores tendr√°n momentos de mayor demanda.

Vacaciones y eventos p√ļblicos

Normalmente, los d√≠as festivos, tanto religiosos como nacionales, son malos para organizar un evento, a no ser que exista una raz√≥n de peso para hacerlo. Debemos tener en cuenta tambi√©n los acontecimientos p√ļblicos y festividades que no solo pueden provocar una ca√≠da en el n√ļmero de asistentes que quieran acudir a otros eventos de tem√°tica similar, sino tambi√©n aumentar las dificultades para competir por atraer a los medios de comunicaci√≥n.

Por ejemplo, programar un evento en el D√≠a del Trabajo, donde muchas personas aprovechan para desconectar, puede ser una mala opci√≥n. En cambio, s√≠ ser√≠a una buena idea celebrar un evento dirigido a familias en la Convenci√≥n sobre los Derechos del Ni√Īo.

Uno de los eventos organizados con √©xito por Safety Global fue La Copa del Mundo de Ciclocross UCI ‚Äď Benidorm Costa Blanca 2023. El acontecimiento fue un aut√©ntico √©xito de p√ļblico, no solo por llenar por completo el aforo del circuito de la capital tur√≠stica de Europa, sino tambi√©n por ofrecer un precioso espect√°culo deportivo en un circuito que favoreci√≥ algunas de las carreras m√°s emocionantes de toda la temporada.

Si estás pensando en organizar cualquier tipo de evento próximamente, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Contamos con una gran experiencia ofreciendo los mejores servicios en control de accesos, control de aforo y mucho más.

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