Los eventos culturales son muy apreciados por buena parte del público y pueden ser de muchos: más cortos o más largos, más selectos o dirigidos a una masa y de diferente temática. Normalmente, involucra alguna rama del arte o de la cultura y muchas veces se relaciona con los usos y costumbres de una localidad o región. Requieren una buena planificación y no dejar nada a la improvisación. Por ello, vamos a explicarte cómo organizar un evento cultural paso a paso.
Antes de organizar un evento cultural, debes tener en cuenta una serie de factores, entre ellos, observar las medidas de seguridad o sanitarias necesarias para que el evento pueda celebrarse y conocer el presupuesto disponible. Esto es vital, porque el presupuesto marcará la envergadura del evento y determinará aspectos como su duración, formato, invitados, etcétera. Todo esto será más fácil si sigues una serie de pasos para organizar un evento cultural.
Cómo organizar un evento cultural
La organización de un evento cultural es un proceso complejo, en el que no hay que dejar nada al azar. Es necesario planificar todos los aspectos, desde su temática hasta su difusión. Como acabamos de decir, un evento nunca es algo improvisado, todo lo contrario. Es el resultado de todo un proceso de planificación.
Pero un evento también puede estar abierto a cambios. A veces, los imprevistos son inevitables, así que es importante elaborar un proceso de planificación, donde detalles los objetivos, prioridades, presupuesto, etcétera para luego ir modificándolo según las circunstancias que aparezcan. Hay que ser estructurado, pero también flexible.
Cada evento cultural es un mundo. Todos tienen sus características según su naturaleza, por lo que cada planificación es diferente. No obstante, la mayoría de ellos siguen algunos aspectos generales.
Aspectos previos a la organización de un evento cultural
En primer lugar, debes tener claro el concepto de tu evento cultural, es decir, la idea alrededor de la cual vas a estructurar el evento y su programación. Dicho de otro modo, ¿de qué trata? Esto dependerá de si se trata de un evento institucional o privado.
Luego, debes tener en cuenta el criterio que vas a seguir a la hora de decidir la naturaleza y programación del acto. Esto puede venir definido por varios aspectos, como la calidad de la programación, el éxito de los artistas o agentes culturales participantes, la originalidad del formato, los recursos económicos o el carácter transversal.
Por otro lado, conviene que consideres aspectos legales como la normativa en materia de espectáculos. Esto es importante porque la legislación cambia de una Comunidad Autónoma a otra. Esto es importante, porque determinará las condiciones técnicas de los recintos o las instalaciones.
Pasos para organizar un evento cultural
Una vez tengas claro todo lo anterior, además del presupuesto con el que cuentas y si hay que tomar o no medidas sanitarias, llega el momento de ponerse manos a la obra y empezar con la organización del evento cultural. A continuación, te mostramos los pasos más importantes para organizar un evento cultural con éxito:
- Tipo de evento cultural: es lo primero que debes tener claro. Esto determinará su envergadura, público destino, invitados si los hay, formato, lugar donde se celebrará, etcétera.
- ¿Dónde lo vas a celebrar?: en función de lo anterior, debes elegir un recinto o entorno donde se desarrollará el evento cultural. Por ejemplo, una sala de exposiciones para una muestra de fotografía o una sala de conferencias para una presentación de un libro. Es bueno que hagas una lista con diferentes tipos de recintos.
- Proveedores: es importante tener un listado con todo tipo de proveedores, desde catering hasta personal auxiliar, pasando por equipo de sonido, informáticos, mobiliario… Así sabrás a quién llamar para contratar sus servicios en la organización de un evento cultural. El hecho de tenerlos listos, además, te evita pérdidas de tiempo buscando sugerencias o recomendaciones.
- Networking: para garantizar el éxito del evento cultural, te recomendamos que cuentes con un catering que sirva algo de comida y bebida a los asistentes, antes, durante o después de la cita. Generalmente, el catering será distinto en función del tipo de evento cultural del que se trate.
- Público objetivo: a la hora de promocionar tu evento cultural, debes tener en cuenta tu público objetivo: ¿a quién te quieres dirigir? Además, otros aspectos como la cantidad de asistentes o la audiencia a la que se lo comunicarán tanto si asisten como si no.
- Promoción: una vez identificado tu público objetivo, toca elegir cómo promocionar el evento para que alcance el máximo impacto posible. Para ello, es importante insertar mensajes y elementos de promoción en todos los medios en los que pueda encontrarse su público objetivo. Y esto requiere un plan de promoción y comunicación del evento.
- Patrocinadores: Puede ser de gran ayuda buscar patrocinadores para tu evento cultural que te ayuden a darle mayor visibilidad a tu evento y te supongan un respaldo económico.
- Invitados: de cara a la promoción del evento, sobre todo si tiene cierto nivel, contar con la presencia de invitados conocidos y de personalidades influyentes del mundo de la cultura hará que pueda tener más relevancia.
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