Llega esa época del año en la que son habituales las fiestas, ferias, mercadillos y otros eventos navideños. Acontecimientos importantes para muchas empresas que suponen esta oportunidad para promocionar sus productos, darse a conocer o potenciar las ventas. En este post vamos a mostrarte los puntos que debes tener en cuenta para un evento navideño.
Actualmente, organizar un evento navideño va mucho más allá de elegir la fecha adecuada o el lugar más apropiado. Además de eso, debes tener en cuenta otros puntos importantes, como definir en qué va a consistir el evento, comunicarlo de manera eficiente, cuidar algunos detalles y, sobre todo, apostar por la digitalización. Solo así te asegurarás de que todo salga como deseas.
Escoger la fecha adecuadamente
Elegir una fecha idónea es uno de los principales quebraderos de cabeza y más cuando se trata de un evento navideño. Son unos días y semanas en los que es muy difícil encontrar un hueco libre. Por ello, es fundamental empezar a preparar todo con mucha antelación. Un consejo: mejor a principios de diciembre, ya que es más probable que las agendas estén más disponibles.
La fecha va unida al lugar del evento, ya que muchas veces ocurre que tienes un día perfecto, pero resulta que el lugar que habías pensado no está disponible para esa fecha. Sin duda, es mejor prepararlo con suficiente tiempo.
Elegir correctamente el lugar que cumpla con tus necesidades
Dependerá del tipo de actividad que quieras desarrollar. Por ejemplo, si se trata de una feria, puedes apostar por un espacio cerrado o al aire libre, pero si se trata de mercados navideños, puedes apostar por un espacio amplio, cerca de algún monumento característico de la ciudad por donde haya mucha afluencia de público.
A la hora de elegir el mejor lugar para celebrar tu evento navideño, hay varios factores importantes que debes medir: el precio, el aforo, las características técnicas que reúna el lugar (esto es importante si vas a necesitar proyectores, sonido, un escenario, etc.), la disponibilidad de fechas que tenga ese sitio, la facilidad para montar todo y desmontar…
Por otra parte, ¿vas a necesitar servicio de catering? Y si es así, ¿ese lugar cuenta con servicio propio o deberás contratarlo a parte? Esto será importante, en función del presupuesto del que dispongas. Otros aspectos que debes considerar es la climatización del lugar, el horario y si dispone de aparcamiento o es una zona accesible mediante el transporte público.
Por último, en relación con este punto, asegúrate de que el lugar elegido guarda relación con la temática del evento navideño que quieres organizar. Un buen ejemplo puede ser una pista de hielo para realizar una muestra de jerseys navideños.
Temática del evento
El evento navideño debe perseguir un objetivo y fomentar la comunicación interna. Para ello, debes hacer un balance del año, comunicar mensajes relevantes y realizar actividades divertidas y que busquen sorprender a los asistentes. Aquí, la originalidad juega un papel clave.
Comunícalo de manera eficiente
La Navidad es una época muy concurrida, en la que mucha gente llena su agenda de compromisos y es difícil que alguien esté libre. Por eso es importante comunicar la celebración del evento y la fecha escogida con suficiente antelación para asegurarte de que puedan asistir más personas.
Apuesta por la digitalización
En la era digital, si no utilizas herramientas como las redes sociales, estás perdido. Puedes crear un hashtag para que la gente suba fotos del evento a sus redes sociales, desarrollar una aplicación para realizar juegos, concursos o pruebas.
Además, para agilizar el funcionamiento del evento, te recomendamos que prestes atención a aspectos como establecer un sistema de reserva online, un sistema de control de accesos perfectamente planificado que garantice una experiencia de usuario óptima y, en los tiempos actuales, soluciones tecnológicas y de control de aforo en la era Covid.
Algunos detalles importantes
A la hora de organizar cualquier evento, los detalles son importantes, pero, en Navidad, cobran aún más relevancia. Es una época especial del año, en la que mucha gente busca alegría y diversión. Por ello, es muy importante la decoración del lugar, la iluminación y la música que utilices.
El presupuesto
Por supuesto, otro factor clave (si no el que más) es el presupuesto. En este sentido, debes tener en cuenta algunos puntos como el alquiler del lugar donde vas a celebrar el evento, si necesitas contratar música o algún tipo de espectáculo, si quieres entregar un detalle a los asistentes como recuerdo o si quieres contratar un servicio de catering.
Relacionado con el catering, debes elegir un servicio que encaje con tu presupuesto, pero que también sea de calidad, tanto en la comida como en la atención del personal. Esto es importante porque, si organizas una feria, por ejemplo, muchas familias acudirán con la idea de pasar un buen rato y, de camino, picar allí mismo. Si el servicio no es de calidad, puedes generar una opinión negativa del evento.
Ponte en manos de grandes profesionales
Si todavía no sabes cómo organizar tu evento navideño, puedes contactar con una empresa especializada en el sector. En Safety Global podemos ayudarte a conseguir que tu evento sea todo un éxito.
Nosotros nos encargamos de todo. Disponemos de tecnología cashless para hacer que los pagos sean más seguros dentro del recinto. Además nos encargamos de mantener la seguridad de todos los asistentes con diferentes sistemas como el control de aforo en tiempo real.
No dudes en ponerte en contacto con nosotros y elaboramos un presupuesto personalizado para tí que cubra todas tus necesidades. ¡Crearemos juntos el mejor evento navideño del año!
