C贸mo elaborar un presupuesto para un evento

November 7, 2023

Sabes, 驴c贸mo calcular el presupuesto de un evento? Sin duda, es una plantilla y soluci贸n 煤til para organizar y gestionar los gastos para concretar la realizaci贸n de cualquier evento, concierto o festival musical.

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En el siguiente post conocer谩s algunos elementos oportunos que servir谩n de gu铆a para planificar y definir lo que debes incluir dentro del plan a seguir para organizarlo, 隆sigue leyendo!

驴Qu茅 es un presupuesto para un evento musical?

Es una plantilla que sirve para plasmar y mantener seguimiento de los gastos de un evento y organizaci贸n de eventos musicales.

De esta manera, puedes gestionar聽el presupuesto de organizaci贸n de eventos y determinar la inversi贸n para desarrollar la programaci贸n de por ejemplo, diversos festivales.聽

Adem谩s, puedes usarlo como gu铆a y referencia para evaluar gastos e imprevistos que surjan durante la gesti贸n de recursos destinados para la gesti贸n seg煤n sea el tipo de evento.

Por tanto, un presupuesto es esencial para calcular de forma anticipada cualquier gasto o recurso econ贸mico 煤til para concretar cualquier tipo de festividad.

Tambi茅n, funciona como herramienta que puedes emplear para desarrollar algunos pasos 煤tiles durante la organizaci贸n de cualquier evento musical:

  • Integrar diferentes actividades.
  • Coordinar objetivos y responsables para su cumplimiento.
  • Fortalecer la comunicaci贸n entre diferentes 谩reas durante el evento.
  • Realizar seguimiento a los pasos a seguir para las actividades.

驴Cu谩les son los componentes claves en un presupuesto para un evento?

Es oportuno incluir diferentes elementos esenciales para definir el tipo de encuentro y gastos de un evento. Estas son algunas caracter铆sticas o atributos que deber谩s considerar:

Ubicaci贸n del evento

Tendr谩s que aprender a elegir el tipo de lugar e incluso a seleccionar las condiciones en relaci贸n al tama帽o, ubicaci贸n y dise帽o.

De esta manera, aprender谩s a definir las caracter铆sticas seg煤n acabado e infraestructura que necesitas para simplificar el presupuesto de la organizaci贸n de festivales o conciertos.

Servicios o log铆stica

Tendr谩s que reservar un lugar que incluya mesas, sillas, alquiler y diferentes componentes que hagan posible el desarrollo de cualquier actividad.

Sin duda, la estimaci贸n de los costos es fundamental para planificar y gestionar las tarifas que necesitas para simplificar los gastos de un evento.

Decoraci贸n del lugar

Los elementos para decorar y mejorar la apariencia de cualquier lugar son esenciales y van de la mano con la tem谩tica de cualquier tipo de evento.

Para ello, puedes elaborar una lista de lo que se necesita y elegir los componentes que puedes emplear para darle mejor apariencia al lugar en cu谩l vaya a realizarse la reuni贸n.

Software de registro de asistentes

Dependiendo del tipo de evento, el uso de tecnolog铆a de eventos que sea 煤til y se adecua a cualquier tipo de organizaci贸n, por ejemplo, de conciertos o festivales.

A partir de all铆, puedes gestionar la administraci贸n y enfocarte en hacer uso de recursos para administrar o mantener el registro dentro de cualquier planificaci贸n, por ejemplo, de alg煤n evento deportivo.

Pasos para crear un presupuesto para organizaci贸n de eventos

Para gestionar las diferentes fases de la organizaci贸n y hacer una planificaci贸n que vaya acorde con el motivo del encuentro. Con ello, puedes crear el presupuesto de organizaci贸n de eventos personalizado, enfoc谩ndose en pasos como:

Identificar gastos comunes

Correspondiente a gastos para planificar eventos como: conciertos, celebraciones musicales. Para ello, tendr谩 que realizarse una lista de gastos para organizar un evento y evaluarse los tipos de gastos:

  • Alojamiento y transporte del personal de la organizaci贸n.
  • Decoraci贸n y se帽alizaci贸n del evento.
  • Alquiler del espacio

Diferenciar los tipos de costes

Es oportuno diferenciar los costos e identificar la asistencia del n煤mero de personas. Por lo general, se establecen 2 tipos:

  1. Fijos: Relacionados con los costes seg煤n el n煤mero de personas o invitados que asistir谩n:
  • Personal de log铆stica como coordinadores y trabajadores dentro del festival.
  • Equipo t茅cnico de proyecci贸n y sonido.
  • Equipo para registrar y coordinar asistencia o p煤blico participante.
  1. Variables: De acuerdo a los invitados, ponentes o artistas especiales que vayan a realizar una participaci贸n, por ejemplo, algunos costes comunes son:
  • Servicio de catering o de comida.
  • Personal de limpieza y seguridad.
  • Proveedores de productos y servicios adicionales.

Verificar imprevistos o gastos extras

Sin importar que se disponga del presupuesto, ser谩 valioso disponer de un margen extra de dinero para gastos ajenos a la planificaci贸n de costes o lista de gastos para organizar un evento musical.

Es aconsejable mantener entre 12-15% del coste total estimado para la organizaci贸n. Con ello, se dispondr谩 de un fondo de reserva para cubrir cualquier gasto adicional que surja durante la gesti贸n.

驴D贸nde obtener asesor铆a para gestionar el presupuesto para un evento?

Si tienes m谩s dudas sobre c贸mo planificar un evento, pero desconoces c贸mo estructurar un presupuesto acorde al tipo de festival. En Safety Global podemos ayudarte a agilizar la organizaci贸n, 隆cons煤ltanos!

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